تفتقر الإدارة العربية بشكل خاص الى امتلاك أسس وقواعد علمية وخلقية في مجال تقييم أداء العاملين بشكل فعال وعادل يستند إلى الموضوعية بسبب  الأهواء الشخصية من جهة وعدم الإلمام بالأساليب العلمية للتقييم للمشرفين والمدراء الدين وصلوا الى هرم السلطة بالأساليب الإدارية السائدة في مجتمعات العالم الثالث وكدلك النقص في التدريب والتأهيل فيما يخص هدا الجانب وفيما بالي الأسباب الرئيسية وراء قصور عملية التقييم :

  1 - قصور في أساليب ونماذج التقييم : لقد ورتت الإدارة التقليدية نماذج تقييم تقليدية وعقيمة اهتمت بتقييم الفرد لمرة واحدة نهاية السنة وهي يغلب عليها الانطباع الشخصي لأنها لا ترصد أداء الفرد اليومي أولا بأول .

1-   قصور المشرف او المدير: تفتقر الإدارة العربية إلى مدراء محنكين لديهم القدر الكافي من المعلومات والخبرة للقيام بأداء وظائفهم الإدارية والإشرافية بالشكل المطلوب لقيادة مؤسساتهم إلى النجاح ولكن المسئولية الإدارية تمنح لأقرباء المسئولين محاباة دون الاهتمام بالكفاءة العلمية والقدرة المكتسبة  من الخبرة والدربة .   

2-   صعوبة التقييم نتيجة لطبيعة العمل : تتميز بعض الإعمال الإدارية بالصعوبة في التقييم وخاصة الإعمال الإدارية التي يتعذر قياسها بمقاييس كمية ويتجلى دلك في الإعمال المكتبية حيت تواجه المقيم صعوبة لعدم وجود معايير وأسس يستند إليها او لصعوبة ايجاد هده المعايير  .

3-   كثرة انتقال الموظف من عمل إلى أخر: ان كثرة انتقال الموظف من مكان الى أخر لا يسمح للمقيم بمتابعة تقييم الموظف بشكل  متواصل يسمح بتكوين فكرة او انطباع عن أدائه وكدلك فان كثرة الانتقال من وظيفة الى اخرى قد يعطي المقيم انطباعا سيئا على الموظف مما قد يضر بعملية التقييم ويجعلها غير منصفة للموظف

4-   وجود تسيب عام وشامل في المنظمة : تتخبط كثيرا من المؤسسات العربية في فوضى عارمة نتيجة لعدم وجود لوائح وقوانين وضوابط تحكم هده المؤسسات او انعدام الإرادة والجدية لتطبيق هده اللوائح والقوانين الأمر ألدى يترتب عليه امتداد هده الفوضى الى التقييم وانعكاسها عليه فيتم بدلك إهمال هده العملية او وانحرافها عن مسارها الطبيعي.

هده جملة من الأسباب الهامة التي رأيت أهمية ذكرها ضمن أسباب قصور عملية تقييم اداء العاملين وأمل من القراء بإفادتي بملاحظاتهم لإثراء هدا الموضوع  بالدراسة والنقاش .

والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته

كلام في الإدارة

ان ما يعانيه العالم العري من تخلف انعكست أثاره على كافة المجالات وأصبحنا مضرب الأمثال في التخلف بين شعوب العالم حتى وصل بنا الأمر ان نتندر نحن بتخلفنا وانتابنا يأس وقنوط في أن يتغير وضعنا إلى الأحسن وأود أن أتساءل ما هو السبب الحقيقي لما نحن فيه من تردي وما هو العلاج  سأحاول في هده الخاطرة أن أدلي بدلوي واطرح بعض المحاور الأساسية التي أرى أنها من الأسباب الرئيسة لهده المشكلة وأود أن أجد مشاركة منكم لنثري هدا الموضوع الهام وسأطرح المحاور الآتية :

المحور الأول انعدام الديمقراطية ان وجود مؤسسات ديمقراطية فاعلة سيحد من استفراد بعض أفراد المجتمع بالسلطة وهدا ما تعانيه مجتمعاتنا العربية من احتكار للسلطة وتسخير كافة موارد المجتمع ومقدراته  لتحقيق مصالحهم ومصالح بطانتهم وإتباعهم ولن تكون هناك أهداف كلية للدولة ولا خطط إستراتيجية وسيتم إدارة مؤسسات الدولة الهامة من قبل إتباعهم دون مراعاة وضع الرجل المتناسب في المكان المناسب وسيتم إدارة هده المؤسسات بما يخدم مصالح هده الطبقة وبدلك تضيع المصلحة العامة أمام مصالح هده الفئة وتنعدم الشفافية وهدا بالضبط ما يجري في عالمنا العربي .

المحور الثاني عدم وجود أهداف إستراتجية أو كلية للدولة : إن الأهداف الإستراتيجية الكلية للدولة هي الخطوط العريضة التي ستنتهجها الدولة والتي سوف تقود مسيرتها وتبنى على أساسها الخطط في كافة القطاعات والمجالات فعندما نخطط للتعليم مثلا لابد ان نراعي احتياجات سوق العمل ونوعية هده الاحتياجات انسجاما مع الأهداف الكلية للدولة وهكذا الأمر في كل القطاعات والمجالات .

المحور الثالث عدم وجود استقرار سواء في الأهداف أو في العناصر الإدارية المناط بها العمل على تحقيق هده الأهداف : أن استقرار الأهداف الكلية أمر في غاية الأهمية فما نلاحظه في إدارتنا العربية انه كلما تغير مسئول وجاء مسئؤول غيره قام بتغيير كل الخطط والأهداف السابقة بل وادعى أنها غير ملائمة وهده القضية بالذات سببا لما يجري من فوضى وتخبط وفشل تام في تحقيق الأهداف انعكست أثاره على جميع القطاعات حتى الإستراتيجية منها مثل التعليم والصحة والبحث العلمي والتدريب   .

البقية في الجزء الثاني

تكلمنا في المقالة السابقة تحت عنوان خطوات يجب إتباعها عند اتخاذ القرار عن الخطوة الأولى من هده الخطوات وكان عنوانها (حدد الهدف من اتخاذ القرار ) وسنتناول اليوم في هده المقالة الخطوة الثانية بعنوان ( جمع البيانات والمعلومات وتحليلها )

الخطوة الثانية : جمع البيانات والمعلومات وتحليلها : -

       تعتمد الإدارة الحديثة اعتمادا كبيرا على توفر البيانات و المعلومات ودراستها وتحليلها والاستفادة منها في اتخاذ قراراتها في ضل التأكد لدلك تهتم الإدارة الحديثة ببناء قاعدة بيانات مناسبة والاتصال بشبكات المعلومات الداخلية والخارجية والاستفادة من الشبكة الدولية للمعلومات  وعلى متخذ القرار الاستفادة من توفر البيانات و المعلومات المطلوبة لاتخاذ أي قرار بإتباع الأتي :  

1 – تحديد القرار المطلوب اتخاذه بدقة لمعرفة نوع المعلومات المطلوبة : يجب على متخذ القرار تحديد القرار المطلوب اتخاذه بدقة ودلك من خلال معرفة الهدف المطلوب اتخاذ القرار بشأنه والغاية من اتخاذه  وإبعاده والنتائج المترتبة على اتخاذه ودلك حتى يمكن معرفة البيانات المطلوبة ومصادرها وطرق جمعها 

2 – البحث عن مصادر المعلومات التي تتوفر بها المعلومات المطلوبة: بعد الانتهاء من الخطوة الأولى بتحديد نوع المعلومات المطلوبة ومصادر توفرها نبدأ في البحث عن مصادر البيانات من خلال إتباع مجموعة من الخطوات منها: -

أ – البحث في محفوظات المؤسسة عن المعلومات الداخلية: نبد أولا بالبحث في أرشيف المؤسسة عن المعلومات المطلوبة والمعينة على اتخاذ القرار مثل التقارير والقرارات والمناشير والمذكرات الداخلية وغيرها من المستندات التي تمتلكها المؤسسة والتي لها علاقة بالقرار أو القرارات المطلوب اتخاذها

ب – البحث عن المعلومات من خارج المؤسسة عبر شبكات المعلومات الداخلية التي تمتلك البيانات المتصلة بنشاط الشركة: البحث عن البيانات في الشبكات الداخلية التي تتوفر بها بيانات متصلة بنشاط المؤسسة مثل الشبكات المملوكة للوزارات والنقابات والمراكز البحثية وغيرها.

ج – البحث في الشبكة العالمية للمعلومات : بعد قيام الباحث أو متخذ القرار بالبحث في مصادر البيانات الداخلية والمحلية ويرى انه لا زال محتاجا إلى مزيد من البيانات والمعلومات يلجأ إلى شبكة المعلومات الدولية  (الانترنت ) لاستيفاء البيانات التي يحتاجها لدلك يجب على جميع الوحدات الإدارية توفير كافة الإمكانيات للوصول إلى الشبكة بما فيها تدريب العاملين بها على كيفية الاستفادة منها والوصول الى المعلومات بأقل جهد واقصر وقت وادني تكلفة .

3 – جمع اكبر كمية من المعلومات المتصلة بموضوع القرار : مكنت التكنولوجيا الحديثة متخذ القرار من إصدار قراراته بدرجة عالية من الدقة والمصداقية  بفضل الكمية الكبيرة من البيانات والمعلومات المتاحة أمامه لدلك يتوجب على المدراء الدين يمارسون عملية اتخاذ القرار جمع اكبر كمية من البيانات والمعلومات المتصلة بموضوع القرار المطلوب اتخاذه وتبويب هده البيانات وتنظيمها وتحليلها بشكل يمكن الاستفادة منها في اتخاذ القرار كما يجب أن لا يتوسع متخذ القرار في جمع بيانات ومعلومات كنيرة وزائدة عن الحاجة مما يترتب عنه ضياع الوقت والجهد والتأخر في اتخاذ القرار كما يجب الاستفادة من القرارات المشابهة والتي تم اتخاذها في سنوات سابقة بعد تقييمها ومعرفة مدى نجاحها ومدى مطابقتها للقرار قيد الإصدار .

سنتناول في هده السلسلة من المقالات الخطوات التي يجب إتباعها عند اتخاذ أي قرار وسنتناول في كل مقالة واحدة من هده الخطوات وسنبدأ اليوم في هده المقالة بالخطوة الأولى من الخطوات العشرة التي تسبق اتخاذ القرار وهي ( حدد الهدف من اتخاذ القرار )

الخطوة الأولى: حدد الهدف من القرار: -

 إن العملية الإدارية عملية معقدة تتبع مجموعة من القرارات للوصول إلى تحقيق أهداف المؤسسة فالقرار ليس غاية في حد ذاته بل هو وسيلة للوصول إلى هدف محدد لدلك يجب دراسة وتحديد الهدف من أي قرار تعتزم المؤسسة اتخاذه ودلك بإتباع الأتي : -

1 -  تحليل العمل المطلوب اتخاذ القرار بشأنه : يجب عند التفكير في اتخاذ قرار ما البدء بتحليل العمل المطلوب اتخاذ قرار بشأنه تحليلا علميا يبين مواطن الضعف والقوة في جزئيات هدا العمل ومدى احتياج كل جزئية إلى اتخاذ قرار قد تتطلبه الحاجة لتصحيح وضع هده الجزئية من العمل لتصبح بعد اتخاذ القرار في وضعها المناسب والمطلوب .

 2 – عمل دراسة جدوى اقتصادية إذا كان للقرار أثار اقتصادية : كثيرا ما تكون لقراراتنا اثأرا اقتصادية لدلك يجب الحرص على معرفة تلك الآثار بدقة ودلك بعمل دراسات الجدوى الاقتصادية قبل الشروع في اتخاذ أي قرار للتاكد من سلامة النتائج المترتبة على اتخاذ هدا القرار بل يجب ألا يتم اتخاذ قرار إلا وبوجود حاجة ماسة لاتخاذه سواء اكتشفنا هده الحاجة من خلال الملاحظة أو من خلال دراسات الجدوى الاقتصادية والفنية التي تقوم بها المؤسسة كل حين  

3 – وضع بدائل للقرار أن مطلب الإدارة الحقيقي هو السعي وراء تحقيق أهداف المؤسسة بكفاءة وفاعلية وهدا يتطلب من المسئولين بالإدارة اتخاذ قرارات ناجعة ومدروسة للوصول إلى أفضل النتائج كما يجب على الإدارة في سبيل الوصول إلى تحقيق أهدافها كاملة وضع بدائل لقراراتها تضمن اختيار البديل المناسب والدي يحقق تلك الأهداف في الوقت المناسب وبالجودة المناسبة وبأقل التكاليف 

4 – تحديد النتائج المتوقعة عن اتخاذ القرار : الإدارة الجيدة هي التي تمتلك القدرة على معرفة ما يترتب على اتخاذ القرار من نتائج ايجابية أو سلبية قبل اتخاذه ومن خلال تلك النتائج يمكن للإدارة اتخاذ القرار أو تعديله أو العدول عنه إذا كان سيترتب على اتخاذه أية أثار سلبية تضر بصالح المؤسسة في المستقبل القريب أو البعيد . من خلال ما تقدم يتضح لنا أن الإدارة العلمية الناجحة هي التي تبني قراراتها على دراسات جادة ولا تعتمد على العشوائية في اتخاذ قراراتها فصنع القرار هو واحدة من أهم وظائف الإدارة ونقصد هنا بالقرار القرارات المدروسة التي تعود على المؤسسة بالخير والتقدم والرفاهية .

والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته

د سالم علي بنور

سمات مطلوبة في الهدف 1

أولا: المشروعية : -

        يسعى الأفراد والمؤسسات إلى الوصول إلى أهدافهم وتحقيق رغباتهم ويبدلون في سبيل دلك كل ما يستطيعون بدله وقد يلجا البعض إلى تحقيق أي هدف وبأي وسيلة دون النظر إلى مشروعية الهدف المطلوب تحقيقه ولكي يكون الهدف مشروعا يجب أن يتصف بالاتي:

1 – أن يكون متفقا وروح الشريعة : إن سعي الإنسان لتحقيق أهدافه ورغباته في عالم تحول فيه ما كان يعد من الكماليات إلى حاجات ضرورية وأساسية ماسة بفضل الثورة العارمة فن التكنولوجيا وارتفاع المستوى الاقتصادي والمعيشي للناس أدى إلى تزايد الضغوط الناتجة عن اشتداد حاجته لتحقيق هده الأهداف والرغبات فقد يسعى إلى تحقيق أهداف غير مشروعة أصلا أو قد تكون الأهداف في حد ذاتها مشروعة ولكن الوسائل المؤدية إليها غير مشروعة في الدين أو العرف أو القانون وهدا من شانه الإضرار بمصالح أغلبية أفراد المجتمع مقابل تحقق مصلحة أفراد معدودين لدلك يجب ان يحرص الأفراد والمؤسسات إلى تحقق المشروعية في الأهداف التي يبتغون الوصول إليها وأول شروط وضوابط مشروعيتها عدم تعارضها مع روح الشريعة الإسلامية السمحاء   

2 – إن لا يتعارض ومصالح المجتمع : قد يلجا بعض الأفراد آو المؤسسات لتيني أهداف يرون فيها ما يستجيب لمصالحهم العاجلة وقد تتعارض هده المصالح ومصالح المجتمع العليا أو قد يتسبب دلك فن إلحاق الضرر ببعض أفراد المجتمع لدلك يجب أن يكون الهدف منسجما ومتفقا مع المصالح العليا للمجتمع الذي يعيش فيه الفرد أو المؤسسة .

3 – أن تكون الوسيلة للوصول إليه مقبولة وشريفة : قد تكون الأهداف مشروعة ولكن وسائل المؤدية إليها مرفوضة شرعا أو عرفا أو تضر بالمصلحة العليا للمجتمع فكثيرا من الأفراد والمؤسسات تتبنى في سبيل مصالحها المبدأ الميكافيلي المعروف ب (الغاية تبرر الوسيلة ) كان يقيم احد الأفراد أو إحدى المؤسسات مثلا مصنعا للمواد الكيماوية تنتج عنه عوادم و نفايات تضر بالبيئة الأمر الذي سينعكس سلبا على صحة الإنسان والحيوان ويلحق الضرر بالنباتات في سبيل تحقق مصلحة فرد آو مجموعة أفراد لدلك يجب أن ندرك ونحن نسعى لتحقيق أهدافنا أن تكون هده الأهداف مشروعة وواضحة وان تصب في المصلحة العامة وتخدم أهداف وتطلعات المجتمع حتى نكون أعضاء صالين لمجتمعنا ولوطننا ونفوز برضاء ربنا .

والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته

كيف نواجه ضغوط العمل

ضغط العمل بالمفهوم العلمي هو تفاعل بين الدوافع والمنبّهات الموجودة في البيئة الخارجية، وبين الاستجابة الفردية لها بأشكال تحدّدها معالم الطباع والشخصية. وهذا يعني أن مستوى الشعور بضغوط العمل وانعكاساتها، يتفاوت من شخص إلى آخر وذلك بحسب كفاءته وطبيعته وموقعه في المؤسسة. وحسب رأي العالم النفسي الألماني كارل ألبرخت، الذي أطلق على عصر العولمة اسم «عصر الضغط»، فإن شكل التفاعل المشار إليه بين المؤثرات الخارجية والاستجابة الداخلية لها، يعتبر مسئولا أساسياً عن حجم الإحساس بحدة الضغوط، وذلك من منطلق التغيـير الذي يحدثـه في السلوك والأداء الوظيفي. يحتاج العامل لاستراحة يسترخي خلالها ويتنفس بعمق، جاء ذلك في دراسة للمعهد الوطني للصحة والسلامة المهنية. وتقول وكالة الصحة العامة إن ضغط الوظيفة يمثل تهديداً لصحة العمال، ودعت مديري الشركات والمؤسسات لاتخاذ إجراءات لحل المشكلة. وذكرت ليندا روزنستوك مديرة المعهد الوطني للصحة والسلامة المهنية أن ضغط العمل قضية ذات أولوية، وأن كثيراً من العاملين يقولون إن الضغط المرتبط بالعمل هو أكبر مصدر للضغط النفسي الذي يواجهونه. وأشار تقرير المعهد إلى دراسات جرت خلال السنوات العشر الماضية تشمل مسحاً عام 1998م أجراه معهد الأسر والعمل، وكشف أن 26% من العاملين اعترفوا بأنهم عانوا ضغوط الوظيفة. وعوامل زيادة ضغط الوظيفة كثيرة منها زيادة أعباء العمل، وعدم الإحساس بالأمان في الوظيفة، وبيئة العمل الاجتماعية الفقيرة، والطموحات المتضاربة، وفقدان السيطرة على العمل بسبب التوسع في استخدام الكمبيوتر. وعلى الرغم من أن بعض الضغط قد يكون أمراً صحياً لأنه يزيد من طاقة العاملين جسدياً ونفسياً، فإن الضغط المفرط قد يصيب العاملين بالمرض ويؤدي إلى اضطرابات في المزاج والنوم واضطرابات معوية ونوبات قلبية وصعوبة التركيز والغضب السريع والاضطرابات العقلية. ويقدم المعهد الوطني للسلامة والصحة والهيئة عدة اقتراحات للشركات تساعد على تخفيف ضغط العمل منها: يجب التأكد من أن أعباء العمل تناسب قدرات العاملين وتتماشى مع مصادر الدعم. يجب تحديد مهام ومسؤوليات العامل بدقة. تحسين الاتصالات بين العاملين فيما يتعلق بالضغط

وعبء العمل. توفير فرص للتفاعل الاجتماعي بين العاملين. إقامة جداول عمل تتناسب مع مسؤوليات حياة العاملين الخاصة.

بعض الأسباب التي تورث الضغوطات

يرجع الكثير من الباحثين معظم المشاكل والضغوطات النفسية التي يعانيها الموظف إلى الروتين الإداري الذي يقع في أسره معظم الموظفين، ويرجع هؤلاء المشكلة إلى عدة أسباب منها:
• عدم تكيف الموظف مع محيطه الاجتماعي داخل المؤسسة.
• تأخير إنجاز ما عليه من أعمال من وقت لآخر حتى تتراكم عليه الأعمال، ويصبح عاجزاً عن أدائها مما يسبب له شعوراً بالعجز والفشل. وهو ما يُعرف بالتسويف.
• شعوره بأن نوع العمل الذي يمارسه لا يرقى إلى مستوى طموحه أو أنه يستحق رتبة وظيفية أعلى داخل المؤسسة.
• عدم معرفة طبيعة عمله بدقة.
• قلة التخطيط الناجم عن الكسل أو السلوك الفوضوي.
• مشاكل أخرى خارج العمل مثل المشاكل الزوجية أو الاجتماعية وما شابه.
وسنحاول في ما يلي وضع الخطوات اللازم إتباعها لحل جل هذه المشاكل التي تعيق أداء الموظف في إنجاح عمله وبالتالي تحقيق نفسه  وتحقيق أحلامه وأهدافه في الحياة.

سبعة أركان لبناء الشخصية الناجحة
إذا كنا نعتقد أن معظم المشاكل السلوكية التي يعانيها أي إنسان فإنما تعود لخلل ما في شخصية الفرد، وبالتالي فإن الحل يأتي من إصلاح الجانب المظلم من شخصية الفرد، ويحدد الدكتور إبراهيم الفقي أحد المتخصصين في معالجة السلوك البشري توازن الفرد في سبعة جوانب وهي:
• الجانب الروحي: الذي يتكون من العلاقة بالله، والتسامح، ثم يأتي الانتماء إلى الدين والنفس والوطن والعائلة، ويؤكد الفقي على أهمية تقوية هذا الركن لدفع الإنسان لتنمية قدراته الذاتية.
• الجانب الصحي: ويشمل الأفكار الصحية، والأكل الصحي، وتحركات الجسم.
• الجانب الشخصي: وتشمل التقدير الذاتي، والصورة الذاتية، والإنجاز الذاتي. تلك النقاط التي تحدد الاتصال مع العالم الخارجي، ولكي يزيد الفرد من ثقته بنفسه عليه أن يقوي هذا الركن.
• الجانب العائلي: من خلال العلاقة الزوجية، وعلاقة الآباء بالأبناء، والعلاقة مع العائلة ودعم هذا الركن يحقق قيمة عالية في التنمية البشرية.
• الجانب الاجتماعي: حيث علاقات الفرد مع الأصدقاء والأقارب، وكيفية التشاور وترتيب حوار مع الآخرين .
• الجانب المهني: يذكر الفقي عن هذا الركن في محاضراته أنه لابد أن تتوافر في هذا الركن القيمة العليا، ولابد أن تتوافر للشخص المرونة في حياته، والرغبة في التميز وحب الاستطلاع، مع الالتزام وبهذه الطريقة يستطيع الإنسان فهم قانون التحكم الذي يتحقق من خلال تعدد البدائل أمام الفرد لحل المشكلة الواحدة.
• الجانب المادي: وهو القدرة على إيجاد نوع من أنواع التوازن بين الاحتياجات والموجودات لكي نتقي تطلع النفس إلى أشياء تفوق الإمكانات.
خطوات للتخلص من ضغوطات العمل
وبناء عليه فسوف نلقي الضوء على الخطوات التي تساعد الموظف على التخلص من أسباب الروتين، من خلال النصائح التي تشمل الأركان السبعة التي تناولها الدكتور ألفقي في بناء الشخصية المتوازنة الناجحة.
1- كن مؤمناً فالإيمان بالله تعالى هو ينبوع السعادة ومصدر السكينة والطمأنينة، والشقاء والتعاسة والنكد الدائم والأحزان المتوالية في الإعراض عن الإيمان بالله والغفلة عن ذكره قال تعالى: (الَّذِينَ آمَنُواْ وَتَطْمَئِنُّ قُلُوبُهُم بِذِكْرِ اللّهِ أَلاَ بِذِكْرِ اللّهِ تَطْمَئِنُّ الْقُلُوبُ) [الرعد: 28] وقال: (وَمَنْ أَعْرَضَ عَن ذِكْرِي فَإِنَّ لَهُ مَعِيشَةً ضَنكًا وَنَحْشُرُهُ يَوْمَ الْقِيَامَةِ أَعْمَى) [طه: 124].
2- كن متسامحاً مع الذات ومع الآخرين؛ فالتسامح قوة وليس ضعفاً. وبداية النجاح تكون من خلال التسامح الذي يفيدك أنت أكثر ممن تسامحهم، ولذلك نجد أن ديننا الإسلامي دعانا إلى التسامح. يقول الله تبارك وتعالى (وَالْكَاظِمِينَ الْغَيْظَ وَالْعَافِينَ عَنِ النَّاسِ وَاللَّهُ يُحِبُّ الْمُحْسِنِينَ وَالَّذِينَ إِذَا فَعَلُوا فَاحِشَةً أَوْ ظَلَمُوا أَنْفُسَهُمْ ذَكَرُوا اللَّهَ فَاسْتَغْفَرُوا لِذُنُوبِهِمْ وَمَنْ يَغْفِرُ الذُّنُوبَ إِلَّا اللَّهُ وَلَمْ يُصِرُّوا عَلَى مَا فَعَلُوا وَهُمْ يَعْلَمُونَ) [آل عمران 134 – 135].
3- باشر بالتخطيط الآن؛ فبعد فراغك من قراءة المقال قم وأخرج ورقة وقلماً، وابدأ، دوّن أهدافك في الحياة على المستوى البعيد والقريب، قم بالتخطيط لحياتك، قم بعمل خطة سنوية، وأخرى شهرية، وأخرى أسبوعية، وأخرى يومية لاستغلال كل دقيقة في يومك، استغل أوقات المواصلات والانتظار في إنجاز بعض المهام البسيطة، وعليك أن تضغط الواجبات التي يمكن إنجازها في أوقات واحدة.
4- انطلق بعد التخطيط؛ فكن اجتماعياً في محيطك ومد الجسور مع الآخرين، فإن الاستماع إلى الآخرين، ومشاركتهم الحديث والرأي، ومساعدتهم- أحياناً- في حل مشاكلهم يضفي على النفس جانباً كبيراً من السعادة؛ لأن الإنسان مدني بالطبع، ولا خير فيمن لا يألف ولا يُؤلف. وقد قال تعالى: (يَا أَيُّهَا النَّاسُ إِنَّا خَلَقْنَاكُم مِّن ذَكَرٍ وَأُنثَى وَجَعَلْنَاكُمْ شُعُوبًا وَقَبَائِلَ لِتَعَارَفُوا) [ سورة الحجرات:13]. وليكن لك في رسول الله عليه الصلاة والسلام قدوة؛ فهو الذي كان يبدأ من لقيه بالسلام وبوجه بشوش، ويؤثر الداخل عليه بالوسادة التي تحته، ويعطي كل من جلس إليه نصيباً من وجهه.. أي من النظر إليه والاهتمام به والابتسام له.
5- تعلّم فن الاسترخاء ومارسه بشكل يومي؛ إذ ينصح علماء النفس بأن يتعلم كل فرد فن الاسترخاء وممارسته في حياته؛ لأنه يقضي على التوتر والعصبية التي تؤدي إلى تغييرات فسيولوجية بالجسم تتسبب في الإصابة بالأمراض الخطيرة كارتفاع ضغط الدم وتصلب الشرايين إضافة إلى الأمراض النفسية

 وأهمها الاكتئاب. ومن فوائد ممارسة الاسترخاء بشكل يومي:
• بلوغ مرحله الصفاء والخيال والحرية من حواجز العقل الواعي الناقد.
• برمجة العقل الباطن لمقاومة مرض موجود.
• حسم بعض الصراعات الداخلية النفسية.
• برمجة الجسد على التكيف مع الآلام الطارئة.
• برمجه العقل الباطن على الاسترخاء والهدوء والشعور بالسلام الداخلى.
• التغلب على العصب والعصبية.
• مواجهه أنواع المخاوف.
• البرمجة على السعادة والتخلص من الاكتئاب والضيقة المستمرة.
• التخلص من الوساوس التسلطية والأفعال القهرية.
• برمجة العقل الباطن على الأهداف الإستراتيجية.
6- كن مبادراً دائماً؛ فالمبادرة الذاتية تساعد على القضاء على الروتين، ومن الممكن أن تتدرب لتجعلها جزءاً من سلوكك من خلال الخطوات التالية:
• امنح نفسك مهلة من الوقت لتكون مبدعاً، وذلك من خلال توفير وقت محدد لتفكر في الأمور، وترى صورتها بشكل كامل، وتفكر في حلول جديدة للمشكلات القديمة.
• انفتح على الأفكار الجديدة والغريبة.
• حاول التعرف على المبدعين وتعلم منهم.
• حاول أن تكون أفكارك قابلة للتطبيق.
• الابتعاد عن المثبطين لهمتك ولطموحاتك في حال عدم إقناعهم بأفكارك الجديدة المبتكرة.
• تحمّل المخاطرة في العمل بإحلال أفكار جديدة مبتكرة محل أفكار قديمة تقليدية.
• تعلّم الأساليب الصحيحة في التعامل والاتصال اللفظي وغير اللفظي مع الآخرين.
• ليكن لديك رسالة وهدف واضح محدد تعمل من أجله، على أن يكون هذا الهدف إيجابياً مرتبطاً بالوقت الحالي، لا يقوم على تسويف أو تأجيل.
7- إياك والكسل؛ فالكسل حالة من الخمول وعدم الرغبة في الحركة، وقد ينشأ نتيجة الضغوط النفسية والعصبية، مع تراكم المسؤوليات وتنوع الاهتمامات. وقد أشارت الأبحاث الميدانية إلى ازدياد احتمالات إصابة النساء بداء الكسل أكثر من الرجال. ومن النصائح المفيدة لمن أصيب بداء الكسل:
• وضع خطة أسبوعية أو يومية لإنجاز الأمور الأساسية.
• عدم استقبال النهار الجديد بصفته كابوساً ثقيلاً.
• التأكد والإصرار على تحقيق المزيد من النجاح في الأعمال والعلاقات.
• معرفة أن الكسل يؤدي إلى عواقب وخيمة كضيق الصدر والقلق والاكتئاب، وأن العمل يزيد المرء نشاطاً وحيوية.
8- إياك والتسويف؛ فإن التسويف هو أحد الأسباب التي توقعك في فخ الرتابة، ومن نتائج التسويف:
• الوقوع في أسر الشد العصبي والقلق والإرهاق.
• يضع الأغلال حولك، ويكبل خطاك، ويحول دون بلوغك أهدافك و غايتك.
• يخنق نموك الشخصي والمهني، ويعيق حصولك على مكافآت تستحقها بجدارة.
• يدمر أحلامك في أن تنعم بحياة سعيدة تلفها الصحة والعافية ورغد العيش.
• يورث الحسرة والندم في وقت لا ينفع فيه الحسرة والندم.
• تراكم الأعمال، وصعوبة الأداء.

إن الإدارة الحديثة تعتمد اعتمادا كبيرا وأساسيا على وظيفة المشرف ودوره في بناء فريق العمل القادر على النهوض بمهمة تطوير الأداء والرقي به إلى المستوى الذي تتطلع إليه المؤسسة في ظل المنافسة الشديدة التي تشتد في عصر العولمة وانطلاقا من هدا الدور الذي فرضته هده المعطيات أصبح على المشرف لكي ينهض بهده المهمة بدل الكثير من الجهد لقيادة مرؤوسيه إلى تحقيق أهداف المؤسسة كاملة وهدا يتطلب أولا وقبل كل شيء أن يحوز المشرف على تقدير  مرؤوسيه واحترامهم وهدا لا يتأتى إلا بتوافر المميزات الثلاثة الآتية : -

1 – الخبرة في مجال عمله: تعدّ قوة الخبرة وسيلة لممارسة فن القيادة، وأنت كمشرف يجب عليك أن تشارك بخبراتك مع الموظفين، لكي تكسب احترامهم وتقديرهم فمشاركتك في تدريبهم وإرشادهم وتوجهيهم النابع من خبرتك وقدرتك على إدارة العمل بكفاءة ودقة عالية سيكون لها الاثرالكبير في نفوسهم وستكون دافعا لهم لزيادة الثقة في المشرف واتخاذه مثلا اعلي يقتدون به وهدا من شانه المساهمة في زيادة الأداء وتحسين جودته .
2 - اتخاذ الإجراء اللازم في الوقت المناسب : إن التردد أو التأجيل في اتخاذ القرارات سيكون عاملا من عوامل ضعف الإدارة وفشلها فن تحقيق أهدافها فالمشرف الناجح  هو القادر على اتخاذ القرارات الحاسمة في الوقت المناسب وهدا من شانه إكساب المشرف شخصية قيادية مقنعة لمرؤوسيه الأمر الذي سيدفعهم إلى بدل مزيدا من الجهد للرفع من مستوى الأداء وتحسين جودته.
3 - التعامل بعدالة مع أفراد الفريق الذي يقوده : إن من أهم الشروط الواجب توفرها فن المشرف الناجح العدالة فن التعامل مع مرؤوسيه فكثيرا من المشرفين يتعاملون مع مرؤوسيهم بمعايير مزدوجة سواء كان دلك أتناء توزيع أعباء العمل أو إثناء التقييم حيت يحملون بعض أعضاء الفريق أعباء اكبر من الآخرين أو لا يتوخون العدالة إثناء تقييم أداء العاملين أو في منحهم المزايا والمكافاءات أو فرص التدريب والتطوير وهده الأمور وغيرها من صور التعامل بين المشرف ومرؤوسيه هي السمة الغالبة على المسئولين في مؤسساتنا العربية . من خلال ما أسلفنا يتضح لنا إن كل مشرف ونعني بالمشرف أي مدير في أي مستوى من المستويات الإدارية يجب إن يعمل جاهدا على كسب ثقة مرؤوسيه واحترامهم حتى يتسنى له إدارة مرؤوسيه وقيادتهم للنجاح فن تحقيق أهداف المؤسسة .

د سالم علي بنور

الفائدة الثانية تحسين جودة العمل : -

تكلمنا في المقالة السابقة تحت سلسلة فوائد تنظيم الوقت عن الفائدة الأولى من فوائد تنظيم الوقت وهي ( تحقيق نتائج أفضل في العمل ) وفي هده المقالة نستعرض الفائدة الثانية من فوائد\ تنظيم الوقت وهن ( تحسين جودة العمل ) ولا يتأتى دلك إلا بالتركيز على النقاط الآتية : -

1 – اعمل خطة لتنفيذ العمل المطلوب : إن أول خطوة تخطوها عندما يتم تكليفك بمهمة عمل أن تقوم بعمل خطة صغيرة تقوم من خلالها بتحليل العمل وتقسيمه إلى خطوات وتحديد متطلبات كل خطوة من معلومات وإمكانيات وكذلك الزمن المطلوب لتنفيذ تلك الخطوة على تكون هده الخطة واقعية ودقيقة وتستند على معلومات حقيقية .

2 - أعطي لكل عمل الوقت الكافي الذي يتطلبه : يجب مراعاة إعطاء الوقت الكافي لكل خطوة حتى يتسنى لك انجازها وفق الجودة المطلوبة وبدون التدرع بعدم كفاية الوقت .

3 – قسم العمل إلى خطوات مجدولة زمنيا ( وقت بداية ووقت نهاية ) لكل خطوة : من خلال تحليل العمل الذي قمت به أتناء عمل الخطة يجب تقسيم العمل المطلوب إلى خطوات متتابعة وفق أولويات تتطلبها طبيعة العمل المطلوب تنفيذه مع وجوب وضع إطار زمني لكل خطوة تحدد فيه تاريخ بداية المرحلة وتاريخ الانتهاء منها مع مراعاة أن يكون الزمن الممنوح لكل خطوة كاف بدون زيادة أو نقصان .

4 – لا تأجل زمن كل خطوة مهما كانت الأسباب : أن أي تأجيل في انجاز العمل سيكون على حساب جودة العمل اد سيترتب على هدا التأجيل ضغط في زمن التنفيذ الذي ستكون نتيجته الإسراع في استكمال العمل دون مراعاة الجودة أو الشكل المطلوب لهدا العمل وسنضرب لك مثلا حيا على مساوئ تأجيل انجاز الأعمال : طلب منك رئيسك إعداد تقرير عن المبيعات وأعطاك مدة خمسة أيام لانجاز هدا التقرير وجئت في اليوم الأول لتبدأ كتابة التقرير فأحسست بعدم الرغبة بالكتابة فقلت في نفسك إن المدة طويلة سأبدأ غدا وجئت في اليوم التأني لتبدأ فوجدت نفسك منشغلا بعمل أخر كنت قد أجلته هو الأخر وجئت في اليوم الثالث وما بقى من الزمن الممنوح لك سوى ثلاثة أيام والعمل المطلوب منك يتطلب الكثير من الخطوات فبدأت العمل بخطوات عاجلة فلم تجمع المعلومات الكافية لتقريرك ولم تدقق في المعلومات التي أوردتها التقرير وكثرت أخطاءك الإملائية ولو يسعفك الوقت لتنسيقه التنسيق الذي يليق به وقدمته لرئيسك على هدا الوجه فغضب منك رئيسك ووبخك  فما السبب ؟ طبعا السبب عدم جود إحساس لديك بأهمية الوقت من هنا ندرك أهمية تنظيم الوقت وان هدا التنظيم سيجعل أعمالنا جيدة ومتقنة كما أرادها حبيبنا المصطفى عليه أفضل صلاة وازكي تسليم حين قال (( إن الله يحب إذا عمل أحدكم عملا أن يتقنه )) فأدرك أخي القاري أهمية تنظيم الوقت واحرص على الاستفادة من كل لحضه منه قبل ان يمضي ونندم على فواته يوم لا ينفع الندم .

 النصيحة الثانية : حاول أن تتحلى بالصبر

إن فضيلة التحلي بالصبر واحدة من الفضائل والمزايا المطلوب توفرها في شخصية المدير القائد الذي يطلب النجاح في قيادة مرؤوسيه لتحقيق أهداف المؤسسة والسير بها قدما نحو مستقبل زاهر في ظل احتدام المنافسة في عالم لا مكان فيه للكيانات الضعيفة ولكي تحقق دلك يجب إن تتقيد بالنقاط التالية : -

1 – التقليل من إصدار لأوامر: المدير الناجح هو الذي لا يعتمد على السلطات الممنوحة له في إصدار الأوامر والتعليمات في كل حالة بل يجب أن تكون تعليماته لا تحمل صيغة الأمر إنما تاخد طابع الود والنصح والإرشاد .  

2 – التحلي بالصبر أثناء توجيه العاملين وإرشادهم وتدريبهم : يلعب المدير أدوارا متعددة في تعامله مع مرؤوسيه فهو مسئول عن أعمال مرؤوسيه أمام الإدارة وهو أيضا مسئول عن تدريب مرؤوسيه وإرشادهم وتوجيههم ونظرا لوجود تباين في مستوى العاملين وقدراتهم على الاستيعاب لذلك يجب أن يتحلى المدير بالصبر ويتعامل مع العاملين واضعا في اعتباره تلك الاختلافات حتى يستطيع كسب ود العاملين وتحفيزهم لبذل مزيد من الجهد لتحقيق أهداف المؤسسة  .

3 – تقبل أخطاء العاملين بصبر وأناة : يرتكب بعض العاملين أخطاء أثناء أداء أعمالهم إما بسبب نقص في التدريب أو الخبرة أو وضعهم أحيانا في أماكن لا تتناسب مع إمكانياتهم أو خبراتهم فيكون هذا سببا في تعرضهم للنقد أو العقوبة أحيانا الأمر الذي سينعكس سلبا على أداءهم لذلك يجب أن تلجا الإدارة للأساليب الحديثة في التعامل مع العاملين ودلك بتقبل الخطأ بصدر رحب واستخدام النصح والإرشاد والتوجيه بدل النقد والتوبيخ وكذلك يجب دراسة الأسباب المؤدية إلى كثرة الأخطاء ومعرفتها ومن تم معالجتها سواء كانت هده الأخطاء ناتجة عن تصرف العاملين أو عن مشاكل في اجراءات ونظم المؤسسة . 

4 – تقبل الآراء والمقترحات بصدر رحب والتجاوب معها : استطاعت الدول المتقدمة أن تصل إلى ما وصلت إليه من تقدم ورقي بفضل تطوير نظم الإدارة بها وهذا التطور جاء من خلال مساهمة كل العاملين رؤساء ومرؤوسين  بآرائهم وأفكارهم في تطوير العمل من خلال آليات تضعها الإدارة تسمح للعاملين بتقديم أرائهم ومقترحاتهم التي من شانها الرفع من مستوى الأداء ومناقشتها والأخذ بالجيد منها وتشجيع العاملين على الابتكار والمبادرة في ظل جو من الديمقراطية .

5 – الاهتمام بالعاملين ومساعدتهم في التغلب على المشاكل التي تواجههم: يتعرض العاملون لكثير من المشاكل والضغوط سواء كانت داخل العمل أو في محيط مجتمعهم فتترك أثارها السلبية على مقدرتهم على انجاز الإعمال لذلك يتوجب على المسئولين الأخذ بيد هولاء ومساعدهم في التغلب على مشاكلهم وبدلك تكسب الإدارة ولاء العاملين وتعاونهم لتحقيق أهداف المؤسسة .

والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته

د سالم علي بنور

الفائدة الأولى: تحقق نتائج أفضل في العمل.

الوقت يمر بنا وعلينا ونحن ندري أو لا ندري ولا نستطيع أن نمسك به أو نوقفه ولا يلتفت إلى ردود أفعالنا أن غضبنا أو ندمنا على فواته أو عدم الاستفادة منه الوقت أو الزمن هو عمرنا كلما انقضى منه شي انقضى بعضنا ولكن مادا علينا ان نعمل للاستفادة من الوقت ؟ الإجابة هي في التنظيم الفعال للوقت حينما نقول "تنظيم الوقت" فإننا نعني ببساطة تنظيم الحياة، فسوف اعرض عليكم 8 فوائد لتنظيم الوقت في سلسلة من المقالات القصيرة نبدأها اليوم بالفائدة الأولى لتنظيم الوقت ( تحقيق نتائج أفضل في العمل ) إن السعي لتحقيق أهداف المؤسسة بكفاءة وفاعلية يتطلب حشد كافة الإمكانيات المادية والبشرية في إطار فترة زمنية كافية لتحقيق هده الأهداف ومن خلال هدا الوقت الذي تطلبه تنفيذ الخطة بعد تقسيم المهام والصلاحيات على فريق العمل فسيبدل كل فرد من أفراد الفريق جهده لانجاز ما يخصه من أعمال داخل الوقت المحدد له لتنفيذ تلك الأعمال وهدا يتطلب من كل فرد العمل على التنظيم الفعال للوقت بما يحقق نتائج افصل في العمل ودلك بالتزام الأتي : -

1 - وضع برنامج عمل يومي تحدد فيه ما تريد تنفيذه من أعمال مع كتابة. الزمن المطلوب لتنفيذ هدا العمل.

2 – يجب أن بكون الوقت المحدد كاف لتنفيذ المطلوب دون زيادة .

3 – يجب تنفيذ الأعمال فن أوقاتها المحددة لها وعدم اللجؤ للتأجيل والتسويف .

4 – انجاز الأعمال وفق الأولويات التي تتطلبها خطوات تنفيذ العمل  .

5 – تنظيم الأوراق والمستندات وحفظها في الأماكن المخصصة لها بشكل يسهل الوصول إليها .

6 – أعط لنفسك قسط بسيط من الراحة يتخلل فترات العمل .

7 – يجب أن تكون المراجعات وفق جدول زمني محدد وبما لا يساهم في إهدار الوقت المحدد للعمل.

ثق ان الوقت كاف لانجاز العمل المطلوب منك حيت إن غيرك يدير اكبر المؤسسات بنفس كمية الوقت المتاحة لك ولكن الفرق هو قدرة كل منا على ترويض الوقت وتنظيمه وإدارته فكلما تمكنا من إدارة الوقت إدارة جيدة أمكننا تحقيق أفضل النتائج بالجودة المطلوبة في الوقت المناسب وبأقل جهد وبأقل التكاليف .

د سالم علي بنور

النصيحة الأولى / اعمل على بناء الشعور بالاحترام والتقدير للعاملين

تحرص الإدارة الحديثة على إرضاء وإسعاد العاملين وكسب ودهم لزيادة الشعور بالطمأنينة والولاء للمؤسسة ودلك بغرس الشعور بالاحترام والتقدير في نفوس العاملين بالإشادة والتقدير لانجازاتهم المميزة والثناء عليها أمام زملائهم على أن لا يكون  تقديرك محاباة لبعضهم فستكون النتائج عكس ما تأمل واحرص أن تفسح لهم مجال للمناقشة وتبادل الآراء وشجعهم على المبادرة والإبداع فسوف تكسب تعاونهم وتضمن ولائهم لتحقق بهم أهداف المؤسسة بكفاءة وفاعلية .

 د سالم علي بنور

الإرشادات العشرة لكيفية تحسين الأداء

كن هادئا

تكلمنا في الخاطرة الأولى عن إرشاد من الإرشادات العشرة لتحسين الأداء وهو ( ابتسم) وسنأتي اليوم على ذكر الإرشاد التأني ضمن سلسلة خواطر إدارية وهو( كن هادئا ) فالهدوء مطلوب من المدراء والمرؤوسين على حد سواء أتناء تأدية العمل فكلما كان المدير هادئا أتناء توجيهه وإرشاده مرؤوسيه كان باعتا لقبول وتفهم هده التوجيهات والإرشادات والعمل بها وكدلك الأمر بالنسبة لتعامل المرؤوسين مع الرؤساء فكلما تمكن الفريقين من الابتعاد عن التشنج وردود الفعل العنيفة في التعامل أمكن خلق روح من المودة والتفاهم والتعاون لزيادة وتحسين الأداء . جرب أخي القارئ أن تكون هادئا في تعاملك داخل محيط أسرتك ومع زملائك في العمل ومع كل المحيطين بك فستلمس نتائج دلك فورا وسيكون دلك حافزا لك في التزام مبدأ الهدوء في التعامل مع كل الناس.

أول إرشاد في الإرشادات العشرة لتحسين الأداء و الذي سنتناوله في سلسلة خواطر إدارية هو ( ابتسم ) فابتسامة المشرف أو المدير لمرؤوسيه حافز ودافع كبيرا لزيادة وتحسين الأداء وابتسامة المرؤوس لرئيسه تنم عن رضا واستعداد لمزيد من البدل و العطاء للوصول لأهداف المؤسسة بكفاءة و فاعلية وابتسامة الزميل لزميله تعني ببساطة استعدادا لقبول مبدأ التعاون بين العاملين بالمؤسسة لزيادة الأداء وتحسينه وابتسامة الجميع للجمع هي مفتاح النجاح لجميع إفراد المؤسسة وبالتالي نجاح المؤسسة في تحقيق أهدافها .

كفاءة الجهاز الإداري عامل من عوامل نجاح التخطيط

مقدمة

      يشمل التخطيط جميع أوجه النشاط داخل أي مؤسسة أو أي وحدة إدارية كبيرة كانت أو صغيرة صناعية كانت أو خدمية تسعى إلى تحقيق أهدافها بكفاءة وفاعلية ولا يمكن للتخطيط أن يحقق أهدافه المبتغاة إلا ادا توافرت به مجموعة من العوامل ذكرنا منها في المقالة السابقة التي كان عنوانها : 

(  البيانات والإحصائيات وأثرها في نجاح الخطة ) العامل المتعلق بدقة البيانات وجدتها ومصداقيتها كشرط لنجاح التخطيط وفي هده المقالة نسلط الضؤ على العامل التأني من عوامل نجاح التخطيط والمتعلق بكفاءة الجهاز الإداري المسئول على تنفيذ الخطة وسنتناول في هدا الصدد المحاور الآتية : -

1- كفاءة النظم واللوائح والقوانين والإجراءات التي تسير المؤسسة .

2 - كفاءة الأفراد الذين يعملون داخل إطار المؤسسة.

3 - كفاءة البيئة الخارجية المحيطة بالمؤسسة .

ونبدأ بذكر تعريف موجز للتخطيط ثم نستعرض بشيئ من التفصيل المحاور الثلاثة موضوع مقالتنا .

مفهوم التخطيط : ( التدبير الذي يرمي الى مواجهة المستقبل بخطط منظمة سلفا لتحقيق أهداف محددة .)  وبعد هدا التعريف المختصر الجامع للدكتور الطماوي نبدأ وبشيء من التفصيل مناقشة المحاور الثلاثة التي ذكرناها آنفا وهي : -

أولا/ النظم واللوائح والقوانين والإجراءات التي تسير عمل المؤسسة:

إن كفاءة أي وحدة إدارية متوقف على كفاءة النظم واللوائح والقوانين والإجراءات المعمول بها داخل هده الوحدة  حيت يجب أن تتصف بالاتي: -

 1 –  أن تتمشى مع واقع وطبيعة العمل : قد تلجا بعض المؤسسات إلى استيراد بعض اللوائح والقوانين والإجراءات من جهات أخرى ذات نشاط مشابه وتطبيقها بمؤسساتهم وهدا من شانه التسبب في حدوث مشاكل وعراقيل غافلين إلى حقيقة أن لكل مؤسسة ظروفها وطبيعتها الخاصة بها لدلك يستوجب على كل مؤسسة تصميم النظم واللوائح والقوانين التي تتماشى وطبيعة النشاط الخاص بها والعمل على تطوير هده النظم واللوائح والقوانين من خلال مسيرة نشاط المؤسسة وتراكم الخبرات بها .

2 – البساطة وعدم التعقيد :- يجب ان تتمتع هده اللوائح والقوانين والإجراءات بالبساطة والسهولة عند تطبيقها حيت ان اللوائح والقوانين والإجراءات الموجودة في معظم وحداتنا الإدارية تعاني من التعقيد والصعوبة والجمود حتى أصبحت تشكل عائقا كبيرا أمام تقدم العمل وتطوره في وحداتنا الإدارية مما زاد في تخلفنا في مواجهة العالم المتقدم .

3 – المرونة والقابلية للتطوير: فكلما كانت هده اللوائح والقوانين مرنة قابلة للتطوير والتحديث وفق مستجدات العمل ومتغيراته فكلما برزت مشكلة جديدة وجب تطويع اللوائح والقوتين لمواجهتها والتغلب عليها وبدلك تصبح هده اللوائح قابلة وبكفاءة على مواكبة كل مرحلة من مراحل حياة المؤسسة.

ثانيا / الأفراد الذين يعملون داخل إطار المؤسسة: -

إن كفاءة وفاعلية االافراد  العاملون بالمؤسسة أمر فائق الأهمية إذ يستوجب اختيار العاملين اختيارا جيدا يتناسب مع احتياجات العمل ومتطلباته وان يوضع

الرجل المناسب في المكان المناسب وان يكون للتدريب دورا بارزا في رفع كفاءة وفاعلية أداء الأفراد وتطوريهم لمواجهة ما يستجد من تقنيات وأساليب عمل جديدة ومساعدتهم على تطوير ذاتهم ودفعهم وتحفيزهم على المبادرة والابتكار للمحافظة على قدرات المؤسسة التنافسية في عالم تشتد فيه المنافسة .

 ثالثا / البيئة الخارجية المحيطة بالمؤسسة: -

 تشكل البيئة الخارجية المحيطة بالمؤسسة عنصرا هاما في المساعدة على نجاح أو فشل التخطيط بها فالبيئة الخارجية تمثل الجهات التي تربطها بالمؤسسة علاقة عمل وتعاون مباشرة أو غير مباشرة حيت يشكل نجاح هدا التعاون عاملا مساعدا لتحقيق أهداف المؤسسة وبالعكس ادا لم تبدي هده الجهات التعاون المطلوب فسيكون دلك سببا في إعاقة وعرقلة نشاط التخطيط بالمؤسسة وتنعكس أثاره السلبية على أهدافها . وفي نهاية هده المقالة التي ذكرنا فيها عاملا مهما من عوامل نجاح الخطة نذكر بأننا سنستمر في هده السلسلة ان شاء الله وأراد حتى نأتي على ما نراه مهما ومؤثرا من عوامل نجاح التخطيط .    والله ولي التوفيق

د سالم علي بنور

سوء التفاهم بين المسئولين بالإدارة والعاملين

  تسعى العديد من المؤسسات والشركات إلى العمل على تحفيز العاملين بها لما للتحفيز من أهمية في رفع الروح المعنوية وزيادة الدافعية للعمل وزيادة الإنتاجية وقد تصطدم جهود الإدارة بوجود مجموعة من المعوقات نذكر منها ما ينشب من خلافات ومنازعات بين المسئولين والعاملين ومرده إلى : -

1 - قصور فهم المسئولين لطبيعة العلاقة التي يجب أن تنشأ بينهم وبين العاملين : _

 حيت يعتقد الكثير من المسئولين أن الضغط على العاملين والتشدد معهم هو السبيل إلى دفعهم للعمل فيكون دلك سببا في اندلاع النزاعات والخلافات المؤثرة سلبا على أداء العاملين وإنتاجيتهم.

2 – تعقيد في النظم والإجراءات الإدارية المتصلة بمصالح العاملين : _

 مثل إجراءات الترقية والإجازة والعلاوات السنوية حيت يشعر العاملون بنوع من الظلم في تعامل المسئولين معهم مما ينشا معه زيادة هوة الخلاف بين الطرفين

3 – نقص التحفيز المادي : _

 قد تعتمد الإدارة بشكل أساسي على التحفيز المعنوي غافلة عن أهمية التحفيز المادي وخاصة عند وجود تدني في مرثيات العاملين فينجم عن دلك شعور العاملين بالغبن والإحباط مما يترتب عليه تدهور العلاقة بين الطرفين ومن صور هده العلاقة ما يجري في مؤسساتنا العربية التي تعتبر نموذجا للعلاقة السيئة بين الطرفين . واقترح أن يتقرب المسئولين من قلوب العاملين وإدراك وتحسس رغباتهم واحتياجاتهم والاستجابة لمطالبهم العادلة من شانه إشاعة جو الثقة والمحبة والتعاون لتحقيق أهداف المنظمة .

 د سالم بنور    

  

   تعلم فن "العمل الجماعي

من المبادئ الأساسية للقيادة الإدارية الحديثة هو انتهاج أسلوب العمل الجماعي على شكل فريق يقوم القائد المبدع بتنظيمه واختيار أعضائه بشكل يحقق التكامل والترابط بينتهم ومن خلال تقسيم الواجبات وتوزيع العمل بما من شانه تحفيز أفراد الفريق بحشد مواهبهم وقدراتهم على العطاء والإبداع لتحقيق الأهداف المرجوة بكفاءة وفاعلية .

 

البيانات والإحصائيات وأثرها في نجاح الخطة

يعتبر التخطيط من الوظائف الأساسية للإدارة بل يعتبر أهمها على الإطلاق وعدم الاخد  به أو إهماله سيكلف المؤسسة الكثير وخاصة في ظل المنافسة الشرسة التي يشهدها العالم في هده الآونة فلا مكان لمن لا يجعل التخطيط أساسيا في تحقيق كل أهدافه وبرامجه على كافة المستويات الخاصة المتعلقة بالأسرة آو العامة المتعلقة بالعمل وسنتناول في هده المقالة مفهوم التخطيط وأهميته وسنوضح  أهمية البيانات والإحصائيات وتاتيرها على نجاح الخطط .

أولا - مفهوم التخطيط : عرفه عالم الإدارة الشهير فايول بأنه :( التنبؤ بالمستقبل والاستعداد له.) ودلك بمحاولة الكشف عن التقديرات والاحتمالات والافتراضات التي يتوقع تحقيقها في المستقبل. من جهة والاستعداد لهدا المستقبل بتوظيف جميع الموارد والإمكانيات المتاحة بالمنظمة وتحديد أفضل الطرق للاستفادة منها. وبما أن التخطيط هو التنبؤ بالمستقبل لدلك تشكل البيانات والإحصائيات عنصرا هاما لنجاح تلك التنبؤات التي تبنى عليها الخطط ولا يكفي توفر البيانات والإحصائيات فحسب بل يجب أن تكون هذه البيانات والإحصائيات دقيقة : يجب توخي الدقة عند جمع البيانات ودلك بمحاولة الحصول على البيانات من مصادرها الأصلية وان اضطررنا الاخد من مصادر ثانوية فيجب أن تكون هده المصادر موثوق بها ومشهود لها بالدقة والمصداقية 

وحديثة : لا تقوم بعض المؤسسات بتحديث قواعد البيانات التي تخصها أولا بأول وهدا من شانه إعاقة عملية التخطيط والتسبب في استخدام القائمين على التخطيط بيانات قديمة لا تعبر عن الواقع لدلك تفشل الخطط عند تطبيقها وتحدت انحرافات حادة بين الخطة والتطبيق مرده هدا العامل .

ومعبرة عن الواقع الفعلي : قد تكون المعلومات الكثيرة والمتنوعة سببا في إرباك القائمين على التخطيط لدلك يجب أن تكون هذه البيانات والإحصائيات متعلقة بالوسائل والإمكانيات المادية والبشرية اللازمة لتنفيذ الخطة حيت يجب ان يتم حصر المعلومات وتبوبها وتحليلها والاستفادة منها وفق احتياجنا لها في كل مرحلة من مراحل التخطيط واستبعاد البيانات التي لا نحتاجها حتى نتجنب الخلط والإرباك

صحيحة وصادقة : يجب على القائمين على التخطيط الاعتماد على بيانات وإحصائيات صحيحة وصادقة ومستقاة من مصادر أصلية وموثوق بها لا مجرد بيانات وإحصائيات وهمية افتراضية ليس لها أساس على ارض الواقع أو مبنية على إشاعات بتداولها أفراد أو وسائل إعلام ولنا في رواة الحديث الشريف من السلف الصالح أسوة حسنة اد كانوا يقطعون الصحارى ويجوبون الفيافي للتثبت من حديت واحد فالصحة والصدق مطلوبان في رواية الحديث بسبب أهمية الحديث في التشريع الإسلامي وكذلك الأمر بالنسبة للتخطيط فيجب أن يعتمد على بيانات تتصف بالصحة والمصداقية لكي ينجح التخطيط في تحقيق أهدافه ويجب على القائمين على التخطيط السعي إلى الاستفادة من الزخم الكبير من البيانات والإحصائيات التي أفرزتها ثورة المعلومات بأسهل الطرق واقل التكاليف ولكن مع كثرة وضخامة المعلومات المتاحة أصبح هناك إشكالية في التمييز بين الغث والسمين واختيار الأنسب من حيت موضوع الخطة المطلوبة ومن حيت الدقة وصدق البيانات وحداثتها ولا يمكن أن ينجح التخطيط بدون توفر هده العوامل التي وضحتاها في هده المقالة والتي نأمل أن نكون قد نجحنا من خلالها في تسليط  الضؤ على دور البيانات والإحصائيات كعامل من عوامل نجاح التخطيط بشرط اتصافها بالشروط التي اشرنا إليها في طيات هده  المقالة .

والسلام عليكم ورحمة الله وبركاته

د سالم علي بنور

قرأت مقال لستيفن كوفي ، ود. ستيفن آر كوفي هو أحد مؤسسي شركة فرانكلين كوفي وقد ألف مجموعة من أشهر الكتب وأكثرها مبيعاً في العالم تناقش التحديات والتعقيدات التي يواجهها المرء في عالمنا اليوم على الصعيدين الشخصي والمهني مثل كتاب "العادات السبع للأشخاص الأكثر فعالية" ، وكتاب "الأهم ثم المهم".. فأحببت أن تشاركوني قرأة هذا المقال والاستفادة منه على الصعيدين الشخصي والمهني .
ما هي هذه القاعدة ؟
10% من الحياة تتشكل من خلال ما يحدث لنا ، و الـ90 % من الحياة يتم تحديدها من خلال ردود أفعالنا !!!!!
ماذا يعني هذا؟
معنى هذا الكلام أننا في الواقع ليس لدينا القدرة على السيطرة على الـ 10% مما يحدث لنا , فنحن لا نستطيع منع السيارة من أن تتعطل أو الطائرة من الوصول متأخرة عن موعدها (مما سيؤدي ذلك إلى إفساد برنامجنا بالكامل) ، أو سائق ما قطع علينا حركة المرور أو السير . فنحن في الواقع ليس لدينا القدرة على التحكم بـ10% ولكن الوضع مختلف مع الـ90 % ، فنحن من يقرر كيف يمكن أن تكون الـ90 %
كيف ذلك ؟؟
عن طريق ردود أفعالنا ... نحن لا نستطيع التحكم في إشارة المرور الحمراء ، و لكن نستطيع السيطرة على ردة فعلنا ، لا تدع الآخرون يجعلونك تتصرف بحماقة، أنت تستطيع أن تقرر ماهي ردة فعلك المناسبة
دعونا نستخدم هذا المثال
كنت تتناول طعام الإفطار مع عائلتك و فجأة أسقطت ابنتك الصغيرة فنجان القهوة على قميص عملك. لم يكن لك دور فيما حدث هنا ولكن ماسوف يحدث لاحقا سيتقرر حسب ردة فعلك ...بدأت بالصراخ و الشتم و قمت بتوبيخ ابنتك.. فأخذت الطفلة في البكاء ، ثم استدرت إلى زوجتك موبخا إياها لوضعها الفنجان على حافة الطاولة ، وبعد مشادة لفظيه قصيرة بينكما، اندفعت إلى الطابق العلوي و قمت بتغيير قميصك و من ثم عدت إلى الطابق السفلي ، فوجد أن ابنتك قد انشغلت بالبكاء عن إنهاء فطورها و الاستعداد للمدرسة ، و نتيجة لذلك فاتها باص المدرسة و زوجتك كان لابد أن تغادر لعملها .. اضطررت إلى إيصال ابنتك بسيارتك الخاصة إلى المدرسة ، و بما أنك متأخر قدت سيارتك بسرعة 40 ميل في الساعة من أصل 30 ميل في الساعة كحد أقصى.. و بعد 15 دقيقة تأخير و دفع مخالفة مرورية بقيمة 60$ ، وصلت إلى المدرسة .. ركضت ابنتك إلى مبنى المدرسة دون أن تقول لك مع السلامة .. و بعد و صولك إلى المكتب متأخراً 20 دقيقة ، وجدت أنك قد نسيت حقيبتك ....فها هو يومك بدأ بصورة سيئة و استمر من سيء إلى أسوء .. بعد عودتك إلى المنزل تجد توترا في العلاقة بينك وبين زوجتك وابنتك. لماذا ؟؟ بسبب ردود أفعالك منذ الصباح ...
لماذا كان يومك سيئا ؟؟
أ)هل هو بسبب القهوة ؟؟
ب)هل هو بسبب إبنتك ؟؟
ج )هل هو رجل الشرطة؟
د )هل أنت سببت لنفسك ذلك؟
لإجابة هي: د
لم يكن لك دخل أو سيطرة على حادثة الفنجان ولكن ردة فعلك في الخمس ثواني التالية هي من تسببت في إفساد يومك
هنا هو ماكان ممكن وينبغي أن يحدث .. فنجان القهوة وقع عليك ، و بدأت ابنتك بالبكاء .. وقلت لها بكل لطف: لا بأس يا عزيزتي .. و لكن كوني في المرة القادمة أكثر حذراً و انتباه .. تتناول المنشفة وتسرع إلى الطابق العلوي .. تستبدل قميصك وتتناول حقيبة أوراقك وثم تعود إلى الطابق السفلي في الوقت المحدد لترى ابنتك من النافذة و هي تصعد إلى حافلة المدرسة ملوحة بيدها لوداعك تصل إلى عملك مبكراً بـ 5 دقائق و تحيي زملائك بكل مرح و ابتهاج .. ويبدي رئيسك تعليقا حول يومك الرائع.

لاحظت الفرق؟
يوجد سيناريوهان مختلفان .. لهما نفس البداية ،ولكن نهاية مختلفة لماذا ؟؟ بسبب ردة فعلك .. و في الحقيقة لم يكن لديك أي سيطرة على الـ 10% التي حدثت أما الـ 90% الأخرى فتم تحديدها عن طريق ردة فعلك
هنا بعض الطرق لتطبيق القاعدة
إذا قال أحد الأشخاص : بعض الأشياء السيئة عنك ، فلا تكن مثل الأسفنج .. بل دع الهجوم يسيل عليك مثل الماء على الزجاج .. و لا تسمح للتعليقات السلبية أن تؤثر عليك !
فردة الفعل الإيجابية لن تفسد يومك ، بينما ردة الفعل السلبية قد تؤدي إلى فقدانك للأصدقاء أو فصلك من العمل و تكون في حالة من العصبية و الإرهاق ..... إلخ ..
كيف تكون ردة فعلك إذا قطع عليك أحد الأشخاص حركة السير ؟؟ هل تفقد أعصابك ؟؟ هل تضرب مقود السيارة بقوة حانقا. أحد أصدقائي أسقط مقود السيارة!
هل تشتم؟؟ هل يرتفع ضغط دمك عاليا ؟؟ من سيهتم إذا وصلت إلى العمل متأخراً بعشر ثواني ؟؟ لماذا تسمح للسيارات بإفساد قيادتك
تذكر قاعدة الـ 10/90 و لا تقلق لما سيحدث لكَ بعد ذلك
قيل لك بأنك فقدت وظيفتكَ ... لماذا الغضب و الانزعاج و الأرق ؟؟؟ استغل طاقة القلق ووقتك في إيجاد وظيفة أخرى
تأخر إقلاع الطائرة ، وأفسد ذلك برنامجكَ اليومي .. لماذا تصب جام غضبكَ و إحباطكَ على مضيفة الطائرة ؟؟ هي ليس لديها القدرة على التحكم في موعد وصول الطائرة. استغل وقتكَ في الدراسة أو التعرف على مسافر آخر ...
التوتر لن ينتج عنه إلا تعقيد أوضاعك وجعلها إلى الأسوء.
طبق قاعدة 10/90 وستدهشك النتائج , لن تخسر شيئا إن حاولت ...10/90 قاعدة مذهلة والقليل من الناس من يعرفها ويطبقها في حياته